การบริหารงานประจำวัน

การบริหารงานประจำวัน

 สมหวัง  วิทยาปัญญานนท์

วัตถุประสงค์ในการบริหารงานประจำวัน
1. พัฒนาคนให้มีความสามารถด้านการบริหารจัดการ
2. เพื่อจัดทำวิธีการควบคุม (How to Control) เพื่อบริหารงานประจำวันให้บรรลุเป้าหมาย
3. ใช้ในการพัฒนาปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
4. เพื่อทบทวนผลการดำเนินงาน หาสาเหตุของปัญหาที่ไม่ได้ตามค่าควบคุมเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาซ้ำ
5. เป็นการวางพื้นฐานของงานนโยบาย (Policy Management) และการแก้ปัญหาปรับปรุงงาน (Problem Solving)

ขั้นตอนการบริหารงานประจำวัน
1. เขียนผังองค์กร
2. เขียนข้อกำหนดหน้าที่งาน
3. จัดทำผังเส้นทางการปฏิบัติงาน (Job-Operation Route)
4. กำหนดจุดควบคุม (Control Point) ระดับควบคุม (Control Level) และเขียนกราฟควบคุม (Control Graph)
5. รวบรวมจุดควบคุมที่สำคัญมาไว้ในตารางควบคุม
6. จัดทำผังระบบการบริหารงาน (Control System Chart)
7. ปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงาน
8. ตรวจสอบผลการปฏิบัติงานตามจุดควบคุม
9. การจัดการกับความผิดปกติ
10. ทบทวน/ปรับปรุงวิธีการทำงานหรือมาตรฐาน

1. เขียนผังองค์กร
เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานที่จัดทำการบริหารงานประจำวัน
กับภาพรวมขององค์กร

2. เขียนข้อกำหนดหน้าที่งาน
(Job Description According to Daily Management : JD)
วัตถุประสงค์เพื่อให้เข้าใจอย่างชัดเจนถึงหน้าที่หรืองานที่ได้รับมอบหมาย
ข้อกำหนดหน้าที่งาน (JD) คือ ข้อกำหนด กฎระเบียบที่เขียนระบุถึงหน้าที่งานที่
หน่วยงานจะต้องปฏิบัติ ซึ่งจะสอดคล้องกับผังขององค์การ โดยจะเขียนแสดงถึงรายละเอียดต่าง ๆ ของงาน วัตถุประสงค์ ขอบเขตอำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบ

แนวทางการจัดทำข้อกำหนดหน้าที่งาน
1. เขียนงานที่รับผิดชอบของหน่วยงานหรือกลุ่มงาน ไม่ใช่งานของผู้จัดการแผนก หรือบุคคล
2. งานทั่วไป (Common Job) ที่เป็นเรื่องธรรมดาที่ทุก ๆ หน่วยงานต้องดำเนินการอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องระบุใน JD เช่น งาน TQM การให้คำปรึกษาผู้ใต้บังคับบัญชา ปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา
3. ระบุวัตถุประสงค์ของงาน
4. เขียนงานให้เฉพาะเจาะจงและชัดเจน
5. เขียนให้ชัดเจน เข้าใจง่าย ใช้คำพูดสั้น กระชับ ได้ใจความ ไม่ควรเขียนเยิ่นเย้อ
6. ควรเขียนลักษณะ "ประธาน + กริยา + กรรม" และสามารถรวมวัตถุประสงค์ของงานเข้าไป โดยไม่ต้องเขียนแยกต่างหาก
7. การเลือกงานใดมาทำก่อนหลัง ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญ สถานการณ์และทรัพยากรที่มีอยู่

3. จัดทำผังเส้นทางการปฏิบัติงาน (Job Operation Route)
นิยาม : ผังเส้นทางการปฏิบัติงาน คือ ผังที่แสดงขั้นตอนหลัก ๆ ของการปฏิบัติงาน โดย
จะแสดงให้เห็นถึงทิศทางของการไหลของงานและความสัมพันธ์เชื่อมโยง
ระหว่างหน่วยงาน ซึ่งจะทำให้เป็นระบบที่เห็นได้ชัดเจน และทำให้เข้าใจบทบาท
หน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานของตนเองได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

แนวทางการจัดทำผังเส้นทางการปฏิบัติงาน
1. เขียนเป็น Flow Chart แสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน
2. ควรเขียน 1 ขั้นตอนต่อ 1 กล่อง
3. แบ่งแยกหน่วยงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงาน โดยมีแนวทางจัดลำดับจากคอลัมน์จากซ้ายไปขวา ดังนี้
* ลูกค้าภายนอก/ตลาด
* หน่วยงานก่อนหน้า
* หน่วยงานที่รับผิดชอบ
* หน่วยงานถัดไปจากหน่วยงานเรา
4. ให้ลงรายละเอียดในขั้นตอนที่เรารับผิดชอบเท่านั้น ไม่ต้องลงรายละเอียดของหน่วยงานอื่น
5. ควรลงรายละเอียดให้เพียงพอเท่าที่จะใช้ในการค้นหาและกำหนดจุดควบคุมที่เหมาะสมได้
ดำเนินการ

4. กำหนดจุดควบคุม (Control Point) ระดับควบคุม (Control Level) และ
การเขียนกราฟควบคุม (Control Graph)
นิยาม : จุดควบคุม คือ หัวข้อหรือดัชนีที่ใช้ในการตรวจสอบดูว่าการดำเนินงาน
ของหน่วยงานตนเป็นไปตามแผนหรือมาตรฐานหรือไม่ และเนื้อหาสาระ
ของแผนหรือมาตรฐานมีความเหมาะสมหรือไม่ โดยดูจากผลที่ได้จากการ
ดำเนินการ
แนวทางการกำหนดจุดควบคุม
1. จุดควบคุมที่กำหนด ควรจะแสดงเป็นตัวเลขสามารถวัดได้ และเป็นตัวที่สามารถบ่งถึงประสิทธิภาพการทำงานได้
2. กรณีที่รู้จุดควบคุม หรือหัวใจที่เป็นจุดวัดผลงานให้กำหนดจุดควบคุมได้เลย
3. กรณีที่ไม่รู้จุดควบคุมหรือขั้นตอนหลักสำหรับหน่วยงานตนเอง ให้กำหนดจุดควบคุมตามแนวทางต่อไปนี้
# แจกแจงหัวข้อรายการจุดควบคุมที่น่าจะเป็นไปได้ของแต่ละขั้นตอนปฏิบัติงาน ระบุผลลัพธ์ (Out put) ของงานซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับ Q(ปริมาณและคุณภาพ) C(ต้นทุนค่าใช้จ่าย) D(การส่งมอบตามที่ตกลงกับคู่ค้า) S(ความปลอดภัย) E(การรักษาสิ่งแวดล้อม)
# คัดเลือกจุดควบคุมที่สำคัญ โดยใช้ตาราง 0-1 Ranking หรือถ้ารู้จุดควบคุมที่สำคัญก็ไม่จำเป็นใช้ตารางก็ได้
4. กำหนดผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมสำหรับแต่ละจุดควบคุม โดยผู้รับผิดชอบนั้นต้องสามารถ ควบคุมแก้ไข (Take Action) ได้ด้วยตนเอง
5. จุดควบคุมควรจะสอดคล้องและสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของงาน รวมทั้งความต้องการของลูกค้า

แนวทางกำหนดค่าเป้าหมาย
# ใช้ค่ามาตรฐานที่กำหนดในคู่มือเอกสารอ้างอิง
# ใช้ข้อมูลในอดีต
* สังเกตแนวโน้มของปีที่ผ่านมา กำหนดโดยใช้ค่าในช่วงท้ายของปีที่ผ่านมา
* ถ้าข้อมูลน้อย อาจกำหนดโดยใช้ค่าเฉลี่ยของอดีต 1-3 ปี
* สามารถปรับค่าตามการเปลี่ยนแปลงของฤดูกาลหรือสภาพแวดล้อมได้
* กำหนดตามค่าเฉลี่ยจาก X - R Chart หรือ P - Chart ที่มีความเหมาะสม
# ตั้งค่า โดยใช้ประสบการณ์และความรู้สึก (เมื่อไม่มีข้อมูลในอดีต)
 ในกรณีกำหนดค่าได้ยาก ให้หาค่าตามกระบวนการจริงหรือค่าระหว่าง การปรับปรุง

การกำหนดระดับควบคุม
เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการตัดสินว่าผลของการดำเนินงานนั้น เกิดความผิดปกติ (Abnormal) หรือออกนอกเขตระดับควบคุม (Out of Control) ขึ้นหรือไม่
แนวทางการกำหนดระดับควบคุม
1. ใช้ค่าที่กำหนดในมาตรฐานหรือคู่มือ
2. เมื่อมีข้อมูลในอดีต
* ใช้ค่าขอบเขต 3 ซิกม่า จากวิธีการทางสถิติในเรื่องแผนภูมิควบคุม (Control Chart)
* ใช้ค่าสูงสุด ต่ำสุด จากข้อมูลของปีที่ผ่านมา โดยไม่รวมค่าที่ผิดปกติ
* สามารถปรับค่าตามการเปลี่ยนแปลงของฤดูกาลหรือสภาพแวดล้อมได้
3. เมื่อไม่มีข้อมูลในอดีตให้ใช้ประโยชน์
4. ในกรณีที่กำหนดค่าได้ยาก ให้หาค่าตามกระบวนการจริงหรือค่าระหว่างการปรับปรุง

การเขียนกราฟควบคุม (Control Graph)
เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการติดตามและตรวจสอบผลของการดำเนินงานตามแผน/มาตรฐาน

แนวทางการเขียนกราฟควบคุม
1. เขียนกราฟที่ดูแล้วเข้าใจง่าย อาจเขียนเป็นกราฟเส้น กราฟแท่ง หรือกราฟแสดง แสดงการสะสม ขึ้นอยู่กับแต่ละกรณี
2. กำหนดมาตราส่วน (Scale) ทั้งในแกน X และ Y ให้เหมาะสม
3. เขียนค่าเป้าหมาย/ค่ามาตรฐาน ระดับควบคุมบน และ/หรือล่างลงในกราฟ
4. กำหนดระยะเวลาหรือความถี่ในการ Plot กราฟ ตามความเหมาะสมของแต่ละงาน เช่น วันละครั้ง สัปดาห์ละครั้ง
5. เขียนรายละเอียดต่าง ๆ ที่จำเป็นลงในกราฟ เช่น ชื่องาน วัตถุประสงค์ของงาน จุดควบคุม ผู้รับผิดชอบ วันที่ Plot กราฟ Note ฯลฯ


5. รวบรวมจุดควบคุมที่สำคัญไว้ในตารางจุดควบคุม
# เพื่อให้ทราบว่าในหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้น มีจุดควบคุมอะไรบ้างสำหรับการติดตามงาน และประโยชน์ต่อระบบควบคุมเอกสาร (Document Control)
# ตารางจุดควบคุมต้องมีการ Update ทุกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงจุดควบคุมว่าควบคุม

6. จัดทำผังระบบการบริหารงาน
นิยาม : ผังระบบบริหารงาน คือ ผังที่แสดงบทบาทที่ได้รับมอบหมายของหน่วยงาน
และการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น ๆ โดยผังระบบบริหารงานจะประกอบด้วย
ผังเส้นทางการปฏิบัติงานที่แสดงขั้นตอนย่อยของการทำงานของหน้าที่ที่รับ
ผิดชอบ จุดควบคุม กฎและมาตรฐานที่ใช้ในการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ของการทำผังระบบการบริหารงาน
1. ทำให้เข้าใจการกระจายความรับผิดชอบ กลไกการไหลของข้อมูล และระบบปฏิบัติการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจน
2. ช่วยในการตรวจสอบการบริหารงานโดยรวม สามารถใช้ตรวจสอบปัญหาเกี่ยวกับระบบโดยการหมุนวงจร PDCA อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ให้มีการสื่อสารข้อมูลที่ดีระหว่างหน่วยงาน ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน
4. ทำให้เข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบอย่างชัดเจน และยังเป็นการหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนกับหน่วยงานอื่น
แนวทางการจัดทำผังระบบการบริหารงาน
1. เขียนรายละเอียดขั้นตอนการทำงาน เฉพาะงานภายในหน่วยงานที่รับผิดชอบเท่านั้น
2. ในกรณีที่จำเป็นจะต้องแตกย่อยขั้นตอนในการทำงานให้พิจารณาวัตถุประสงค์ของงานและสถานการณ์เป็นหลัก
3. การแตกย่อยขั้นตอนในการทำงาน อาจขยายคอลัมน์หน่วยงานที่รับผิดชอบโดยแบ่งเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบเท่านั้น
4. แสดงจุดควบคุมและกฎหรือมาตรฐานต่าง ๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่รับผิดชอบเท่านั้น โดยนำหมายเลขของจุดควบคุมเขียนลงไปในขั้นตอนย่อย ๆ ของการทำงาน


7. ปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงาน
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอน Do ซึ่งทุก ๆ หน่วยงานจะต้องปฏิบัติตามวิธีปฏิบัติงาน หรือขั้นตอนการทำงาน กฎหรือมาตรฐานการทำงานที่แสดงไว้ใน "ผังระบบการบริหารงาน"

8. ตรวจสอบผลการปฏิบัติงานตามจุดควบคุม
# ติดตามและตรวจสอบผลการปฏิบัติงานเป็นประจำตามที่กำหนด โดยการ Plot ค่าที่เกิดขึ้นจริงและเขียนรายละเอียดต่างๆ ลงบนตาราง หรือกราฟควบคุมตามความถี่ที่ได้กำหนดไว้
# ความถี่ของการ Plot ติดตามขึ้นกับความเหมาะสมในแต่ละงาน เช่น งานผลิตอาจจะต้องติดตามรายวัน รายชั่วโมง รายกะ งานบัญชีอาจติดตามรายสัปดาห์ รายเดือน
# ในการ Plot ค่าลงในตารางควบคุมหรือกราฟควบคุม ควรจะ Plot ด้วยมือ เพราะว่าผู้ Plot จะได้เห็นทันทีเมื่อมีความผิดปกติเกิดขึ้น และกรณีที่มีการบันทึกข้อความต่าง ๆ ลงในกราฟ ข้อความนั้นจะไม่ถูกลบเลือน

9. การจัดการความผิดปกติ
# ความผิดปกติ (Abnormal) คือ ค่าที่เกิดขึ้นออกนอกขอบเขตควบคุม (Out of Control)
1. การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
2. การป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดซ้ำ
2.1 ตรวจสอบลักษณะอาการของความผิดปกติหรือปัญหาโดยใช้ 3 จริง
2.2 วิเคราะห์สาเหตุและพิสูจน์สมมติฐานสาเหตุ
2.3 พิจารณามาตรการตอบโต้ปัญหาเฉพาะหน้า และมาตรการป้องกันการเกิดปัญหาซ้ำ (กำจัดสาเหตุรากเหง้า)
2.4 กำหนดวิธีการควบคุมใหม่ใน WI (How to Control)
2.5 ให้ผู้บังคับบัญชาอนุมัติและอบรมชี้แจงผู้รับผิดชอบ ผู้ปฏิบัติงาน
# ในการทำรายงานการแก้ไขความผิดปกติ ควรจะเขียนด้วยมือ เพื่อป้องกันเนื้อหาสาระตกหล่น
# ฟอร์มรายงานการแก้ไขความผิดปกติมีหลายรูปแบบ จึงขอให้ผู้ปฏิบัติงานเลือกใช้ตามความเหมาะสม
# ควรระบุวันที่ในแต่ละช่องให้ชัดเจน และกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน

10. ทบทวน/ปรับปรุงวิธีการทำงานหรือมาตรฐาน
เพื่อทบทวนผลการปฏิบัติตามแผนการบริหารงานประจำวันว่าสิ่งที่ปฏิบัตินั้นมีประโยชน์หรือไม่ โดยใช้คำถามดังนี้
1. สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของงานได้หรือไม่ ?
2. การดำเนินการนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ? (คุ้มกับทรัพยากรที่ลงทุนไปหรือไม่)
3. ในกรณีที่ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของงาน เราสามารถแก้ไขปัญหาหรือหมุนวงจร PDCA ได้อย่างเหมาะสมหรือไม่ (เมื่อพบความผิดปกติ สามารถเข้าใจหรือไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ทำไมจึงเกิดขึ้น และควรใช้มาตรการอะไรในการแก้ไขป้องกัน)

                                                                     สรุป
ปัจจัยสำคัญในการบริหารงานประจำวัน เกิดจากการประยุกต์หลักการของวงจร PDCA จุดควบคุม (Control Point), ระดับควบคุม (Control Level) การจัดทำให้เป็นมาตรฐานของกระบวนการ (Standardization of the Process) การชี้บ่งความผิดปกติและการจัดการ รวมทั้งกิจกรรมการแก้ไขปัญหาเพื่อปรับปรุงงาน
ข้อพึงระวังในการดำเนินการบริหารงานประจำวัน
# งานต้องอยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบหรืออำนาจดำเนินการ
# จุดควบคุมที่ใช้ในการติดตามงานนั้นมีความเหมาะสม
# ปฏิบัติแล้วมีประโยชน์

DM กับงานคุณภาพ งานสิ่งแวดล้อมและงานความปลอดภัย
# ลักษณะกระบวนการทำ DM ทำเหมือนกับงานคุณภาพทุกประการ เปลี่ยนแต่จุดควบคุม แทนที่จะเป็นจุดวัดด้าน Quality (Q), Cost (C) และ Delivery (D) ก็เป็นจุดควบคุมทางด้านสิ่งแวดล้อม (Environment ; E) และความปลอดภัย (Safety ; S) แทน
# ตัวอย่างจุดควบคุมทางด้านสิ่งแวดล้อม ได้แก่
* ปริมาณฝุ่นจากการลำเลียงหินปูน (mg/m3)
* แรงสั่นสะเทือนจากการระเบิด (นิ้ว/วินาที)
* เสียงดังจากการระเบิด (dB)
# ตัวอย่างจุดควบคุมทางด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย ได้แก่
* เสียงจากการย่อยในห้องควบคุม (dB)
* การ Misfire ของการจุดระเบิด
# จำนวนเรื่อง การหยั่งรู้ระวังภัย (KYT) ของแต่ละกลุ่มงาน

จุดอ่อนการบริหารงานประจำวันที่พบ
# การไม่เข้าใจวัตถุประสงค์และประโยชน์ของ DM
# การกำหนดจุดควบคุม
# การแปลผลจากข้อมูล
# การวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า
# การปฏิบัติการแก้ไขและป้องกัน
# การหมุนวงจร PDCA เพื่อพิชิตปัญหา
# การจัดทำวิธีการควบคุมค่าเป้าหมาย (How to Control) ให้เป็น WI

การไม่เข้าใจวัตถุประสงค์และประโยชน์ของ DM
# ทำเป็นประเพณี ตามสมัยนิยม ตามนโยบายผู้บังคับบัญชา
# ให้เฉพาะฐานข้อมูลทำ
# ทำเป็นแค่รายงาน ไม่ได้ใช้ติดตามควบคุมหรือบริหารต่อ
# มอง DM เป็นภาระที่เพิ่มไม่ได้ช่วยในการทำงาน

ปัญหาการแปลผลจากข้อมูล
# การอ่านความผิดปกติกราฟ

ปัญหาการวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า
# ขาด 3 จริง
# ไม่ใช้เทคนิค 5W1H
# แก้ปัญหาเฉพาะหน้าไม่ได้วิเคราะห์สาเหตุรากเหง้า

การปฏิบัติการแก้ไขและป้องกัน
# มาตรการตอบโต้ส่วนใหญ่แก้ปัญหาเฉพาะหน้า
# ขาดผู้รับผิดชอบติดตามมาตรการตอบโต้ที่แก้ไขป้องกัน
# ขาดการประเมินผล Verify มาตรการป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำ

ปัญหาการหมุนวงจร PDCA
# หมุนวงจร PDCA ล่าช้า
# ขาดการติดตาม
# ขาดการทบทวนค่าเป้าหมาย ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การจัดทำวิธีการควบคุมค่าเป้าหมาย (How to Control) เป็น WI
# ไม่นำเอามาตรการที่สามารถควบคุมค่าเป้าหมายเข้าเป็นมาตรฐานใน WI
# ขาดการปรับปรุงมาตรฐาน วิธีปฏิบัติงานมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง

http://www.budmgt.com/topics/top01/dailymgt.html