ควบคุมงานให้ได้ดั่งใจ (Task Control)

ดร.พงศ์ศรันย์  พลศรีเลิศ

phongzahrun@gmail.com

 มีคำกล่าวว่า การวางแผนและการควบคุม เป็นเสมือนแฝดสยาม (Siamese Twins) ที่ไม่สามารถแยกออกจากกันได้ เพราะหากเราต้องการให้มีการดำเนินงานตามแผนงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ได้ กำหนดไว้ เราจำเป็นต้องมีกระบวนการควบคุมเป็นเครื่องช่วยกำกับกิจกรรมทั้งหลายให้ ดำเนินไปโดยไม่มีการติดขัดและผิดพลาด
โดยการควบคุมเป็นหน้าที่สำคัญของหัวหน้างาน หรือผู้บริหารที่ต้องทำ และจำเป็นต้องอาศัยทักษะที่สำคัญทั้ง 3 ด้าน คือ 1)ทักษะด้านเทคนิค (Technical Skill) ที่เป็นความรอบรู้ในรายละเอียดของงานที่รับผิดชอบ 2)ทักษะด้านความคิด (Conceptual Skill) ซึ่งเป็นความสามารถในการวิเคราะห์ภาพรวม การมองเห็นผลกระทบที่เชื่อมโยงของปัจจัยต่างๆ  และความสามารถในการตัดสินใจ  3)ทักษะด้านมนุษย์สัมพันธ์ (Human Relationship Skill) ซึ่งเป็นความสามารถในการบริหารคน การติดต่อสื่อสาร การแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง
บทความนี้ผมตั้งใจที่จะเสนออีกแนวคิดหนึ่ง ที่ผมใช้คำว่า CONTROL มาเป็นกรอบความคิดในการนำเสนอแง่มุมสำคัญที่จะทำให้การควบคุมงานบรรลุผล ซึ่งมีหลักการสำคัญ ดังนี้
Continuous Activities การควบคุมเป็นกิจกรรมที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ให้สอดคล้องกับแผนการปฏิบัติงาน เช่น มีการติดตามความคืบหน้าของแผนงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกไตรมาส ทุกครึ่งปี โดยผู้บริหารต้องพิจารณาว่า กิจกรรมใดที่ควรมีการติดตาม ประเมินผล ในระยะเวลาใด กิจกรรมบางอย่างอาจจำเป็นต้องมีการควบคุมติดตามผลทุกชั่วโมง หรือ ทุกนาที ถ้ากิจกรรมนั้นเป็นกิจกรรมที่วิกฤติ และไม่สามารถที่จะยอมให้มีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ เพราะความผิดพลาดนั้นจะส่งผลให้กิจกรรมอื่นๆ ได้รับความเสียหายไปด้วย เช่น กระบวนการผลิตในขั้นตอนวิกฤติ จำเป็นต้องมีการควบคุมคุณภาพชิ้นงานอย่างเข้มงวด เพราะถ้ามีความผิดพลาดเกิดขึ้นจะส่งผลให้ไม่สามารถทำการผลิตขั้นตอนต่อไปได้ เป็นต้น
Objective Oriented ควบคุมโดยยึดเป้าหมายเป็นหลัก แผนงานที่ดีต้องมีตัวชี้วัด หรือ KPI ไว้เป็นหลักไมล์ (Mile Stone) ทุกระยะสำหรับทุกกิจกรรม เพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้า และสามารถประเมินผลงานได้ชัดเจน โดยตัวชี้วัดที่จะใช้ในการควบคุมติดตามผลนั้น ควรเป็นตัวชี้วัดที่เป็นข้อตกลงร่วมกัน และรับรู้โดยทั่วกัน ไม่ควรเป็นตัวชี้วัดที่รู้เฉพาะหัวหน้างาน หรือ หัวหน้างานกำหนดขึ้นเอง หรือกำหนดขึ้นมาใหม่ตามความพอใจของหัวหน้างาน ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาความขัดแย้งในการทำงานและทำลายบรรยากาศการทำงานร่วม กันเป็นทีมได้
Neighboring Action ควบคุมโดยให้ความเป็นมิตร ในฐานะหัวหน้างานหรือผู้ที่มีบทบาทในการตรวจสอบ ควบคุม ติดตามประเมินผล บางคนอาจคิดว่าตนเองมีอำนาจในมือ สามารถให้คุณให้โทษจากการควบคุม หรือตรวจสอบได้ ส่งผลให้มีพฤติกรรมที่ก้าวร้าว คุกคาม ต่อผู้ที่ถูกตรวจสอบ ดังนั้น ในการควบคุมงานควรสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร เพื่อให้พนักงานมีขวัญกำลังใจที่ดีในการทำงาน และไม่รู้สึกต่อต้านต่อการถูกควบคุม ติดตามงาน
Team Control ให้ทีมผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมในการควบคุมกันเอง งานบางอย่างผู้ปฏิบัติงานอาจจะรู้ในเทคนิคและรายละเอียดของงานดีกว่าหัวหน้า งาน การปล่อยให้ผู้ปฏิบัติงานได้มีโอกาสควบคุมผลงานกันเอง โดยหัวหน้างานติดตามดูอยู่ห่างๆ เป็นระยะ จะมีส่วนช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีความสำคัญในงาน และได้รับมอบหมายอำนาจการตัดสินใจบางส่วน (Empowerment) ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาความเป็นผู้นำของทีมงานได้เป็นอย่าง ดี
Rapid Response ตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เมื่อพบว่ามีข้อบกพร่องเกิดขึ้นและกำลังเบี่ยงเบนไปจากแผนงานที่กำหนดไว้ จะทำให้พนักงานตระหนักอยู่เสมอว่า จำเป็นต้องให้ความสำคัญต่อแผนการปฏิบัติงาน และเป้าหมายที่กำหนด อีกทั้งยังเป็นการกระตุ้นให้พนักงานตื่นตัวในการที่จะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์เสมอ
Opened Opinion เปิดกว้างในการรับฟังความคิดเห็น หัวหน้างานหรือผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจสอบ ควบคุม ติดตามประเมินผล ควรให้โอกาสผู้ปฏิบัติงานได้ชี้แจงข้อบกพร่องที่พบ เพราะอาจมีปัจจัยอื่นแทรกซ้อนทำให้การปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามแผนได้เสมอ การชี้แจงที่ไม่ใช่ข้อแก้ตัว จะทำให้ได้มุมมองใหม่ๆ ที่จะช่วยให้เราสามารถค้นพบวิธีการแก้ไขปัญหาใหม่ๆ รวมทั้งแนวทางการป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ให้เกิดซ้ำอีก
Leadership ควบคุมงานด้วยความเป็นผู้นำ ซึ่งจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือ ร่วมใจที่ดี และเต็มความสามารถ ผู้นำที่ดีต้องรู้ว่าสิ่งใดควร สิ่งใดไม่ควรในเชิงศีลธรรม คุณธรรม มีความรับผิดชอบเมื่อเกิดข้อผิดพลาด และเต็มใจรับคำตำหนิ จากผู้บังคับบัญชาระดับสูงขึ้นไป ไม่โยนความผิดพลาดที่เกิดขึ้นไปให้ผู้ปฏิบัติงาน ต้องยินดีที่จะรับผิด มากกว่ารับชอบ
ผมเชื่อว่า หลายท่านได้ปฏิบัติตามแนวทาง CONTROL นี้อยู่แล้ว ลองนำความคิดนี้ไปถ่ายทอดให้หัวหน้างานท่านอื่นๆ ได้พิจารณากันบ้าง อาจจะช่วยให้แผนงานของท่านบรรลุผลได้ดียิ่งขึ้น นะครับ
http://phongzahrun.wordpress.com/2012/02/27/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%9A%E0%B8%84%E0%B8%B8%E0%B8%A1%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B9%83%E0%B8%AB%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%94%E0%B8%B1%E0%B9%88%E0%B8%87%E0%B9%83%E0%B8%88-task-cont/